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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE YAMAHA MOTEUR DU CANADA LTÉE/
FINANCEMENT YAMAHA MOTEUR DU CANADA LTÉE (« YAMAHA »)
RELATIVEMENT AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DES CLIENTS
Définitions
Collecte : Réunir, recueillir, enregistrer ou obtenir des renseignements personnels, quelle que soit leur source ou quel que soit le moyen utilisé.
Consentement : Entente volontaire qui consiste à autoriser la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels à des fins précises. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être donné par la personne ou par un représentant autorisé. Un consentement explicite peut être donné verbalement, par voie électronique ou par écrit, mais ce type de consentement demeure toujours sans équivoque et ne requiert aucune déduction de la part de Yamaha. Un consentement est implicite lorsqu'il peut être déduit à juste titre de l'action ou l'inaction de la personne concernée.
Conservation : Se rapporte à la conservation des renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour exécuter les fins précisées, ou aussi longtemps que ne le prévoit la loi.
Divulgation : Le fait de rendre des renseignements personnels accessibles à l'extérieur de Yamaha.
Renseignements personnels : Les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant une personne identifiable, sauf les coordonnées d'affaires de la personne en question. Ce terme ne comprend pas les renseignements généraux qui ne peuvent être associés à une personne en particulier.
Responsable de la protection de la vie privée : Un employé de Yamaha responsable du respect des obligations de l'entreprise en matière de protection de la vie privée, dont la présente politique, eu égard à la collecte, à l'utilisation, au traitement et à la divulgation de renseignements personnels par Yamaha et ses mandataires autorisés.
Utilisation : Se rapport au traitement, à la manipulation et à la gestion des renseignements personnels par Yamaha.
Yamaha s'engage à protéger les renseignements personnels qui lui sont confiés par ses clients. Yamaha met tout en œuvre pour assurer la sécurité des renseignements personnels de ses clients. La priorité de Yamaha est de respecter les lois en matière de protection de la vie privée qui concernent notre société, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et toute autre loi sur la protection des données concernant Yamaha, le cas échéant.
Bien que Yamaha encourage ses Concessionnaires à se conformer pleinement à toutes les réglementations applicables en matière de respect de la vie privée, chaque Concessionnaire est une personne morale distincte indépendante de Yamaha et responsable de se conformer elle-même aux lois applicables.
La présente Politique de confidentialité fait foi de l'engagement de Yamaha à l'égard de la protection de la vie privée.
1. Responsabilité
Yamaha est responsable des renseignements personnels qu'elle détient. En ce sens, elle a établi des politiques et des procédures internes visant à assurer la conformité à la présente Politique et a désigné une Responsable de la protection de la vie privée, qui devra s'assurer du respect des principes énoncés dans la présente Politique.
1.1. Il incombe à la Responsable de la protection de la vie privée de veiller au respect et à l'application de la présente Politique. La Responsable de la protection de la vie privée peut designer d'autres employés qui pourront agir en son nom en vue de s'occuper de la gestion quotidienne des pratiques et procédures de traitement des renseignements personnels.
1.2. Sur demande, Yamaha transmettra le nom de la Responsable de la protection de la vie privée et des personnes désignées pour veiller à ce que Yamaha se conforme à la présente Politique.
1.3. Yamaha est responsable des renseignements personnels en sa possession ou dont elle a la garde; Yamaha protège ces renseignements personnels dans le cadre d'un contrat ou d'une entente avec des tiers pour assurer un niveau de protection comparable lorsque les renseignements personnels sont confiés à un tiers pour des fins de traitement.
1.4. Outre l'élaboration de la présente Politique, Yamaha a aussi pris les mesures suivantes pour mettre en application les principes de protection de la vie privée :
a. l'établissement de politiques et procédures visant à protéger la confidentialité des renseignements personnels;
b. la mise en œuvre de procédures relatives à la réception et au traitement des demandes de renseignements ou de plaintes; et
c. la formation de son personnel de façon à ce que celui-ci comprenne ses responsabilités en matière de protection de la vie privée.
2. Explication de l'usage prévu des renseignements personnels recueillis
Yamaha devra déterminer les fins pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis avant ou pendant la collecte desdits renseignements.
2.1. Yamaha procède à la collecte des renseignements personnels pour les fins suivantes :
a. le traitement des demandes de financement et préapprobations de financement;b. l'enregistrement de la garantie des produits;c. l'envoi d'avis de rappel de sécurité;d. la distribution d'infolettres et de documents de nature publicitaire;e. la distribution de renonciations de responsabilité relativement à l'essai de ses produits;f. la réponse aux questions et aux plaintes; etg. le respect des exigences législatives applicables.
2.2. Yamaha fera un effort raisonnable pour que la collecte et l'utilisation des renseignements personnels se limite aux renseignements nécessaires aux fins précisées à la section 2.1.
2.3. Yamaha devra préciser au client les fins de la collecte verbalement, électroniquement ou par écrit avant la collecte de renseignements personnels ou au moment de celle-ci. Sur demande, les personnes qui recueillent des renseignements personnels devront pouvoir expliquer aux personnes concernées les fins auxquelles leurs renseignements sont destinés ou, s'ils ne peuvent le faire, les diriger vers une personne désignée par Yamaha qui pourra leur expliquer ces fins.
2.4. À moins que la loi ne l'exige, Yamaha n'utilisera pas ou ne divulguera pas à une nouvelle fin des renseignements personnels déjà recueillis avant d'avoir d'abord défini et consigné cette nouvelle fin et obtenu le consentement du client concerné.
3. Consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels
Le client doit être informé et doit consentir à toute collecte, utilisation ou divulgation de renseignements personnels qui le concernent, à moins que la loi ne l'exige pas.
3.1. Yamaha ne demandera aux clients de consentir à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels à titre de condition pour la prestation d'un produit ou d'un service que si ces renseignements sont nécessaires pour qu'elle s'acquitte des fins précisées (voir section 2.1).
3.2. Lorsqu'elle détermine le type de consentement approprié, Yamaha tiendra compte du caractère délicat des renseignements personnels et des attentes raisonnables de ses clients.
3.3. En règle générale, l'usage continu de produits ou de services par un client constitue un consentement implicite à la poursuite de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation de renseignements personnel aux fins précisées par Yamaha, sauf si le consentement a été retiré.
3.4. Un client peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des restrictions prévues à la loi ou à tout contrat, suivant un délai raisonnable. Yamaha informera les clients des conséquences d'un tel retrait.
4. Limite quant à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de renseignements personnels
Yamaha ne recueille que les renseignements nécessaires pour les fins précisées par Yamaha. Yamaha n'utilise pas ou ne divulgue pas des renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont fait l'objet d'une collecte, à moins que la personne n'y consente ou que la loi ne l'exige ou ne le permette.
4.1. Yamaha recueille des renseignements personnels tels le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse électronique, le numéro de permis de conduire, les produits favoris, le produit acheté, le NIV du produit et la date de l'achat, de même que des renseignements financiers et autres, dont la date de naissance, lorsque ces derniers s'avèrent nécessaires dans le cadre d'une demande de financement.
4.2. Yamaha peut recueillir des renseignements personnels directement lorsque les clients communiquent avec Yamaha pour obtenir des renseignements, lorsqu'ils s'abonnent à l'infolettre Ma Yamaha ou lorsqu'ils soumettent une demande de financement. La collecte de renseignements personnels se fait également par l'intermédiaire des concessionnaires Yamaha au moment de la vente d'un produit.
4.3. Yamaha peut divulguer les renseignements personnels d'un client à un agent ou à une tiers que Yamaha aurait mandaté pour l'aider à réaliser les objectifs prévus à la section 2.1, attendu que le tiers s'engage à protéger les renseignements personnels.
4.4. En soumettant une demande de financement ou une préapprobation pour le financement, le client reconnaît et consent à ce que ses renseignements personnels puissent être utilisés, recueillis et/ou divulgués à Yamaha et à des tiers, y compris, sans s'y limiter, des registres gouvernementaux, des agences d'évaluation du crédit, des institutions financières, d'autres prêteurs, prestataires de biens et/ou services, à des partenaires et associés de Yamaha et aux références que le client a fournies, comme ses employeurs et son locateur ou créancier hypothécaire.
4.5. Les renseignements personnels du client peuvent être transférés à l'étranger pour y être traités ou conservés. Les renseignements personnels peuvent être transmis sur demande aux responsables de l'application de la loi ou aux services de sécurité nationale du territoire en question, afin de se conformer aux lois en vigueur dans le territoire.
4.6. Yamaha peut communiquer des renseignements personnels aux responsables de l'application de la loi ou à des agences gouvernementales pour les aider dans le cadre d'une enquête en cours.
4.7. Yamaha ne vendra pas les renseignements personnels de ses clients à des tiers à des fins publicitaires ou commerciales.
5. Limite quant à la conservation des renseignements personnels
Yamaha conservera les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins précisées ou selon les exigences de la loi.
5.1. Yamaha conservera les renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire ou utile, comme stipulé dans la politique de conservation des dossiers de Yamaha, pour réaliser les fins précisées pour lesquelles les renseignements ont été recueillis.
5.2. Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ni pertinents pour les fins précisées ou pour assurer la conformité de Yamaha aux exigences de la loi doivent être détruits, effacés ou dépersonnalisés. Yamaha établira des mesures de contrôle, des échéanciers et des pratiques raisonnables relativement à la conservation et à la destruction de tels renseignements.
6. Exactitude des renseignements personnels
Yamaha s'efforce de conserver des renseignements personnels aussi précis, complets et à jour pour réaliser les fins précisées pour lesquelles les renseignements ont été recueillis.
6.1. Yamaha se fie aux clients pour s'assurer de l'exactitude des renseignements personnels qui lui sont fournis.
6.2. Yamaha mettra à jour les renseignements personnels des clients lorsque nécessaire aux fins précisées ou à la suite d'un avis en ce sens de la part du client.
6.3. Yamaha a mis en place des mécanismes qui lui permettent de préserver l'exactitude des renseignements personnels que lui ont fournis les clients, conformément à des normes commerciales raisonnables.
7. Mesures de sécurité
Yamaha protège les renseignements personnels par des mesures de sécurité qui tiennent compte de la nature délicate des renseignements.
7.1. À l'aide de mesures de sécurité technique, physique et administrative appropriées, Yamaha protège les renseignements personnels contre divers types de risques, dont la perte et le vol, ainsi que la consultation, la divulgation, la reproduction, l'utilisation, la modification et la destruction non autorisées.
7.2. Tous les employés de Yamaha qui ont accès aux renseignements personnels sont tenus, comme condition d'embauche, à en respecter le caractère confidentiel. Tous les employés s'engagent à respecter la confidentialité et à accéder aux renseignements personnels des clients seulement s'ils ont besoin d'y accéder pour des raisons d'affaires, ou si leurs fonctions l'exigent.
7.3. Yamaha déploie des efforts commerciaux raisonnables en vue de protéger les renseignements personnels divulgués à des tiers. Par exemple, les contrats conclus avec des tiers énoncent les obligations de protéger les renseignements personnels et de ne les utiliser qu'à des fins précises.
8. Transparence des politiques et des pratiques
Sur demande, Yamaha mettra à la disposition des clients et du public l'information spécifique concernant les politiques et les pratiques qu'elle utilise pour gérer les renseignements personnels.
8.1. Cette information comprend :
a. Le nom, le titre de fonction et l'adresse au travail de la Responsable de la protection de la vie privée, à qui les demandes de renseignements et les plaintes doivent être adressées;b. La marche à suivre afin d'accéder aux renseignements personnels que conserve Yamaha; etc. Une description du type de renseignements personnels que conserve Yamaha, y compris une explication générale de leur utilisation et de leur divulgation.
8.2. Yamaha rend cette information accessible afin d'aider les clients à exercer des choix concernant l'utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels.
9. Accessibilité du client aux renseignements personnels le concernant
Lorsqu'une personne en fait la demande, Yamaha lui fait part des renseignements personnels dont elle dispose à son sujet, de l'usage qu'elle en fait et des personnes auxquelles elle les divulgue, en plus de lui donner accès à ces renseignements. La personne pourra contester l'exactitude et l'exhaustivité de ses renseignements personnels et faire toute demande afin que soient apportées les corrections appropriées.
9.1. Lorsque la personne en fera la demande par écrit, Yamaha lui offrira une occasion raisonnable de consulter les renseignements personnels compris dans son dossier. Les renseignements personnels doivent être fournis d'une manière compréhensible, dans un délai raisonnable et à un coût raisonnable ou encore sans frais pour la personne.
9.2. Lorsque la personne en fera la demande, Yamaha devra rendre compte de l'usage ou de la divulgation des renseignements personnels du client et, dans la mesure du possible, elle doit indiquer la source des renseignements. Lorsqu'elle rend compte de la divulgation, Yamaha doit fournir la liste des organisations auxquelles elle pourrait avoir divulgué des renseignements personnels sur la personne, lorsqu'il n'est pas possible d'en donner la liste exacte.
9.3. Afin de protéger les renseignements personnels, on peut demander à la personne de fournir suffisamment de renseignements d'identification afin de permettre à Yamaha d'autoriser l'accès au dossier de la personne.
9.4. Yamaha doit corriger ou compléter rapidement les renseignements personnels qui s'avèrent inexacts ou incomplets, ou encore indiquer la source des renseignements à la personne. Les divergences sur l'exactitude ou l'intégralité et qui n'ont pas été réglées doivent être notées au dossier de la personne. Le cas échéant, Yamaha doit informer des tiers qui ont accès aux renseignements personnels en question, de toute modification ou de l'existence de toute divergence qui n'a pas été réglée.
9.5. Une personne peut demander l'accès à son dossier en communiquant avec la Responsable de la protection de la vie privée de Yamaha (voir coordonnées ci-dessous)
10. Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes
Toute personne doit être en mesure de porter plainte quant au non-respect par Yamaha des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la Responsable de la protection de la vie privée de Yamaha.
10.1. Yamaha doit maintenir des procédures pour traiter et répondre à toutes les demandes ou plaintes de leurs clients au sujet du traitement des renseignements personnels par Yamaha.
10.2. Yamaha doit mener une enquête sur toutes les plaintes relatives au non-respect de la présente Politique de confidentialité. Si une plainte est jugée fondée, Yamaha doit prendre les mesures appropriées pour régler la plainte, y compris la modification de ses politiques et procédures au besoin.
Pour en savoir plus, communiquez avec :
Responsable de la protection de la vie privée
Yamaha Moteur du Canada Ltée / Financement Yamaha Moteur du Canada ltée
480 Gordon Baker Road
Toronto, ON
M2H 3B4
Téléphone : 416-498-1911
Courriel : privacy@yamaha-motor.ca
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