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CarrièresAssistant/assistante à la direction
Yamaha Motor Corporation (« YMC ») est une société japonaise cotée en bourse qui se spécialise dans la fabrication et la distribution de produits récréatifs auprès de concessionnaires et de clients du monde entier. YMC est une société créatrice de Kando dédiée à « rendre la vie des gens plus passionnante et plus épanouissante ».
Yamaha Moteur du Canada Ltée (YMCA) est une filiale de YMC, chargée de distribuer les produits de Yamaha Motor aux concessionnaires et aux consommateurs canadiens. YMCA a pour vision de « créer des souvenirs de toute une vie en établissant ou renforçant des liens entre les gens au moyen d'expériences de plein air canadiennes uniques ». YMCA exécute ses activités quotidiennes conformément à ses valeurs définies, à savoir : « Être inclusive », « Penser client », « Assumer la responsabilité », « Innover maintenant », « Confiance et intégrité », « Être agile », et « Générer des résultats ».
Description du poste
L’assistant/assistante à la direction (AD) sera chargé(e) d’apporter du soutien administratif à l’équipe de direction et à l’organisation des événements commerciaux.
Le titulaire de ce poste se concentrera sur la gestion du calendrier, la préparation détaillée et l’exécution des événements et d’organiser les déplacements.
Le candidat idéal sera enthousiaste et apportera une mentalité axée sur l’automatisation et l’efficience, simplifiant les divers processus afin d’assurer un niveau de productivité optimal.
- Organiser et gérer les divers emplois du temps, les plans de déplacements et les dépenses pour les directeurs en identifiant et répondant de manière autonome aux problèmes, priorités et conflits potentiels.
- Collaborer avec les équipes internes et les parties prenantes externes afin d’organiser les événements commerciaux.
- Gérer les comptes-rendus de dépenses des directeurs, assurant un niveau de précision et de conformité correspondant aux politiques commerciales.
- Se charger de la logistique pour les réunions de la direction, y compris l’organisation de la restauration et la préparation des salles de réunion et en assurer l’exécution fluide.
- Travailler avec des agences de voyage pour planifier des itinéraires complexes, y compris les transports, l’hébergement, et les itinéraires pour les voyages commerciaux pour les employés de l’entreprise.
- Gérer les dépenses et les remboursements en rapport avec les déplacements commerciaux.
- S’adapter aux changements soudains et assurer la transition fluide de plans de voyage en fonction de ceux-ci.
- Gérer le calendrier des événements commerciaux clés.
- Collaborer avec les coordonnateurs d’événements internes et externes afin de planifier et d’exécuter les événements/réunions/conférences, y compris les vendeurs, les lieux et la logistique.
- Identifier et implémenter les outils et processus qui serviront à automatiser les tâches répétitives.
- Surveiller et optimiser le travail administratif (envisager à utiliser des outils informatiques à cette fin).
Gestion du calendrier et soutien administratif
Gestion du déplacement
Organisation d’événements
Automatisation et efficience
- Diplôme obtenu : Enseignement postsecondaire sera un atout
- Programme d'études : Gestion commerciale ou discipline connexe (administration de bureau, assistance à la direction, relations publiques, ressources humaines, etc.)
- Années d'expérience : Au moins 3 années d’expérience en tant qu’AD
- Type d’expérience : De l'expérience professionnelle au sein d’un environnement commercial de taille moyenne
- De fortes compétences de communication orale et écrite, y compris la capacité de communiquer efficacement avec les divers secteurs de l’entreprise
- Des compétences d’organisation et d’administration, la capacité de travailler de manière autonome
- Pouvoir travailler en pleine autonomie, s’adapter aux changements de priorité et résoudre de problèmes
- Pouvoir juger du niveau d’importance et de confidentialité d’un sujet, et y adapter les procédures au besoin
- Être décisif et perspicace
- Avoir une capacité éprouvée de gérer plusieurs projets et priorités complexes simultanément de manière efficace
- De fortes compétences avec les produits Microsoft tels que Word, Excel, PowerPoint et Outlook et de les utiliser pour porter soutien au développement de présentations, de comptes-rendus et de documents
Yamaha Moteur du Canada Ltée accueille et encourage les candidatures des personnes handicapées. Des dispositions pourront être prises sur demande pour accueillir les candidats qui prendront part aux diverses étapes du processus de recrutement.
